Rapat pembentukan panitia pertama kali diadakan pada hari sabtu, 02 April 2016 yang bertempat di Gedung Teknik Sipil Politeknik Negeri lhokseumawe. Yang dimana pada rapat tersebut dipimpin langsung oleh saudara Saiful Fuadi selaku ketua pelaksana MUBES UKM IECLOP ke-VIII. Pada rapat tersebut bukan hanya pemilihan ketua sie saja, namun juga membahas pembentukan panitia ditiap-tiap sie, Dikarenakan waktu yang tidak memadai karena sebelumnya ada agenda Belajar Mingguan yaitu mengenai How To Make a Question dan latihan Motion Debate, yang dimentori langsung oleh Aidil Azhar selaku Ketua UKM IECLOP Periode 2015/2016, Hasil rapat tersebut adalah, Acara MUBES UKM IECLOP Ke-VIII akan diadakan pada Hari Sabtu, 16 April 2016 di gedung Auditorium Politeknik Negeri Lhokseumawe. Setelah rapat berjalan beberpa saat, tibalah waktu solat Zuhur dan rapat dipending sampai hari Rabu, 06 April 2016.
Saiful Fuadi selaku Ketua Pelaksana berdiskusi dengan Aidil Azhar , Untuk membahas mekanisme pemilihan Ketua Umum UKM IECLOP periode 206/2017, hasil diskusi tersebut adalah, Mekanisme pemilihan ketua umum dilakukan seacar Online, yang diaman nantinya seluruh Pengurus dan juga Anggota UKM IECLOP mengisi Form Online yang sudah disediakan oleh Divisi INFOKOM, Pada awalnya, Dmisioner UKM IECLOP memilih 5 orang calon Ketua Umum, yaitu : Muhammad Rodhi, T.Aulia Syuhada, Said Mahfud, Ridha Handika Putra dan Mirza Saputra. yang nantinya 3 suara terbanyak akan menjadi bakal calon tetap yang akan maju ke Musyawarah Besar nanti dan dipilih lagi oleh forum Dmisioner mana yang lebih berhak menjadi Ketua umum UKM IECLOP periode 2016/2017.
Selasa, 05 April 2016. Saiful Fuadi selaku Ketua Pelaksana dan juga sebagai ketua Divisi INFOKOM UKM IECLOP berkerja keras dengan anggota INFOKOM lainnya untuk menginformasikan seluruh pengurus dan anggota UKM IECLOP, Mulai dari Info di Website, SMS, BBM, Line dan juga Grup Facebook.
Rabu, 06 April 2016. Rapat Evaluasi seluruh sie dilakukan, yang diamana pada rapat sebelumnya sudah terpilih ketua Sie masing-masing, yaitu Sie Acara, PUBDOK, PERDEK dan Konsumsi. Rapat evalusi ini bertujuan untuk mengevaluasi kinerja dari setiap sie yang sebelumnya sudah melakukan rapat internal tiap-tiap sie, Rapat evalusi ini membahas kesiapan dari tiap-tiap sie, Mulai dari Sie acara yang dipimpin langsung oleh saudara Muhammad Iqbal, Mahasiswa jurusan TIK PNL, ia begitu semangat dan serius saat menjelaskan apa saja yang diperlukan oleh sie Acara, Mulai dari Draft AD-ART, Schedule acara, Mekanisme Acara, dan perlengkapan ATK lainnya. Kemudian dilanjutkan pemaparan dari Sie Konsumsi yang dipimpin langsung oleh saudara Mustafa Kamal, Mahasiswa PNL yang aktif di organisasi, yang memiliki jiwa Bisnis, yang bercita-cita ingin menjadi seorang CEO di perusahaan Marketing and Advertising. Ia memaparkan dengan sepenuh hatinya, ia tidak ingin teman-teman panitia nantinya tidak puas dengan apa yang sudah mereka persiapkan, mulai dari Nasi, Snack, dan Keperluan Konsumsi lainnya. Sie PUBDOK, dpimpin langsung oleh saudara Muhammad Furqan Riadhi Eka Putra, mahasiswa Teknik Kimia PNL, yang namanya tidak ada yang menandingi panjangnya mulai dari M... sampai Eka Putra. Ia menjelaskan dengan semangat yang membara yang dimana ia diamahkan menjadi ketua Sie PUBDOK, yaitu bagian dokumentasi dan publikasi, Mulai dari mendesain Spanduk, Badge Panitia, Camera, dan keperluan lainnya. Kemudia yang terakhir Sie PERDEK yang diketuai oleh saudara Muhammad Noor Ikram, Mahasiswa Teknik Sipil PNL, Walaupun tubuhnya kecil, tak masalah baginya menajdi ketua pedek, ia percaya semua akan berjalan lancar, melai dari persiapan Gedung, tata letak meja dan persiapan perlengkapan lainnya yang diperlukan.
Semua sie sudah melakukan pemaparannya masing-masing, Waktu hampir pukul 17.30 WIB. Setelah rapat pemaparan tiap-tiap sie selesai, Ada informasi baru dari UKM POLICY PNL ( Polytechnic Linux Community )UKM POLICY akan mengadakan acara DILEMA ( Diskusi Linux Bersama ) yang akan diadakan pada hari Sabtu, 16 April 2016 di gedung Auditorium Politeknik Negeri Lhokseumawe. Suasana rapatpun mulai berubah, rencana sebelumnya Acara MUBES akan dilaksanakan pada hari Sabtu, 16 April 2016 dikarenakan bentrok dengan agenda UKM POLICY, saudara Aidil Azhar pun mengambil keputusan, acara diadakan di hari yang sama, Namun tempatnya di gedung Aula Tataniaga Politeknik Negeri Lhokseuamwe. Setelah menimbang, Saiful Fuadi berdiskusi kembali dengan saudara Aidil Azhar, mengingat nantinya akan ada tamu undangan dari seluruh KBM PNL maka tidak bisa dilakukannya acara dalam waktu yang bersamaan, maka diambillah satu keputusan, Acara MUBES diakan pada Hari Minggu, 17 April 2016 di Gedung Auditorium Politeknik Negeri Lhokseumawe. Forumpun sepakat dengan keputusan tersebut.
Ratu Purnama, selaku sekretaris acara mulai berkerja keras mempersiapkan Proposal untuk Acara MUBES UKM IECLP Ke-VIII, Berkerja sama dengan Saiful Fuadi mereka tampak solid untuk menyukseskan Acara MUBES ini. Setelah proposal siap, Saudara Saiful Fuadi pun bergegas untuk menjumpai Presiden Mahasiwa PNL, yaitu saudara Dicky Risky untuk menandatangani Proposal acara, Kemudian dilanjutkan dengan Pembina UKM IECLOP yaitu bapak Drs. Amru selaku ketua UPT Lab. Bahasa Kampus PNL. Setelah semua selesai, Saudara Saiful Fuadi pun menjumpai Bapak Pudir III untuk Acc Proposal, Disaat ia memasuki ruang Bapak Pembantu Direktur III, ia berbincang-bincang mengenai keadaan kampus PNL saat ini, Mulai dari Website, Mading dan lingkungan kampus. Setelah beberapa menit berdiskusi. Bapak pembantu direktur III melihat proposal acara MUBES UKM IECLOP Ke-VIII, Setelah menimbang dan memperhatikan, bapak Rizal Syahyadi selaku PUDIR III pun menandatangai Proposal tersebut, dan kemudian Saudara Saiful Fuadi bergegas ke ruang bagian keuangan dan dilanjutkan ke Pudir II untuk menandatangai bukti pembayaran, Dan pada akhirnya perasaanpun lega setelah dana acara MUBES UKM IECLOP sudah cair. Setelah selesai dari gedung akademik Sang Ketua Pelaksana yang ditemani oleh saudara Mustafa Kamal langsung ke Bagian Perlengkapan untuk memberikan memo surat Izin pemakaian tempat, yaitu gedung Auditorium Politeknik Negeri Lhokseumawe.
Setelah semua selesai, Jum'at, 15 April 2016. Rapat Prepare acarapun dilaksanakan, Rapat ini bertujuan untuk, Persiapan apa saja yang sudah dilakukan oleh tiap-tiap Sie, Rapat Prepare acara ini dilakukan di gedung TIK dan berjalan dengan lancar. Sie Acara dibantu oleh ketua pelaksan selaku Admin pendaftaran panitia MUBES seacra online, memberikan data kepada seluruh Sie, Sie PUBDOK untuk keperluan jumlah Badge, Sie Konsumsi untuk keperluan Nasi dan Snack, Sie PERDEK untuk keperluan jumlah keseluruhan kursi yang akan digunakan. Rapat prepare acara pun selesai.
Minggu, 17 April 2016. Adalah hari yang dinanti-nantikan, Seluruh panitia serentak menggunakan Baju kebanggaan Almamater Politeknik Negeri Lhokseumawe, dan Panitia perempuan kompak menggunakan jilbab berwarna Merah Maron yang telah di sepakati pada rapat sebelumnya. Waktu terus berjalan, pukul 09.00 WIB, tibalah pembukaan acara Musyawarah Besar UKM IECLOP PNL Ke-VIII dengan tema " Siap Dipimpin, Siap Memimpin " Syarifah Sabariah, Mahasiswa Teknik Elektro PNL, Optimis akan segala hal yang ia lakukan, Ia memimpin pembukaan acara, mulai dari pembacaan ayat Suci Alquran yang dilantunkan oleh saudara Sural Fuadi, Kemudian dilanjutkan kata-kata sambutan oleh Ketua Pelaksana, dan juga Ketua Umum UKM IECLOP 2015/2016, Kemudian dilanjutkan oleh pembina UKM IECLOP Bapak Drs. Amru sekaliagus mumbuka acara, hingga tibalah pembacaan Do'a oleh saudara Dzulmy Wahyudy.
Sidang Pleno I, Dipimpin langsung oleh SC yaitu yang bertindak sebagai Presidium I ( Aidil Azhar ), Presidium II ( Dzulmy Wahyudy ) dan Presidium III ( Zuhara Salisah ). Tatatertip sidangpun mulai dibacakan, dengan suasana yang menegangkan, Intruksi dari Forum pun mulai di berikan, samapai pada akhirnya selesailah sidang pleno I dan dilanjutkan denagn pemilihan Presidium sidang tetap yang bertugas untuk memimpin sudang pleno II, Setelah bermusywarah, tepilihlah Presidium I saudara Saiful Fuadi, Presidium II Saudara Muhammad Iqbal, Presiduim III saudari Ratu Purnama.
Pemabahsan Anggaran Dasar dan Anggararan Rumah Tangga ( AR-ART Organisasi ) Sidang MUBES terus berjalan dan intruksi dari forumpun terus diberiakn, Dibantu oleh para tamu undangan yang hadir yaitu dari HIMATIK dan UKM POLICY, mereka terus memberikan pencerahan kepada forum, sidang Pleno II terus berjalan dan Forum SC terus melakukan rapat internal untuk menentukan ketua Umum UKM IECLOP 2016/2017. Setelah pembahasan AD-ART selesai dilanjukan dengan pemaparan dari Tiap-tiap DIVISI, yang dipimpin langsung oleh Pengurus Harian, KETUM, SEKRETARIS, dan akhirnya DIVISI INFOKOM, Setelah sidang pleno II selesai dilanjutlan dengan sidang pleno III yaitu pemilihan Ketua Umum UKM IECLOP PNL yang dipimpin oleh Presium Sidang sementara atau SC. Setelah forum Sc bermusywarah, Mengingat, Minimbang, Memperhatikan dan Memutuskan Ketua UMUM UKM IECLOP Politeknik Negeri Lhokseumawe periode 2016/ 2017 jatuh kepada sauadara MUHAMMAD RODHI.. Tempuk tangan dari forumpun membuat gedung Auditorium PNL Menggema, Dilanjutkan denagan menukarkan almamater kebanggaan yang dikenakan oleh saudara Aidil Azhar selaku KETUM 2015/2016 dikenakan pada Ketua Umum yang tepilih saudara Muhamamd Rodhi.
Setelah semua selsai, Presidum Sidangpun membacakan surat keputusan, dan tibalah saatnya penutupan yang di pimpin oleh saudara Muhammad Iqbal, dan Ditutup oleh SC UKM IECLOP, yaitu saudara ARIFULZEN. dan seluruh panitia berfoto bersama dengan Ketua dan Semangat yang baru.
Sukses UKM IECLOP PNL 2016/2017
Terimaksih kepada seluruh elemen KBM PNL yang telah mendukung acara mubes UKM IECLOP Ke-VIII.
Bapak Pembantu Direktur III : Rizal Syahyadi, ST, M. Eng, Sc.
Pembina UKM IECLOP : Drs. Amru, Grad. Dip. Lib, MA.
Presiden Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe : Dicky Risky.
Ketua UKM IECLOP PNL 2015/2017 : Aidil Azhar.
Tamu Undangan.
Ketua Pelaksana : Saiful Fuadi
Sekretaris : Ratu Purnama
Ka. Sie Acara : Muhammad Iqbal.
ka. Sie PUBDOK : M. Furqan Riadhi Eka Putra.
Ka. Sie PERDEK : M. Noor Ikram.
Ka. Sie Konsumsi : Nouval Hazazi.
Teman-teman panitia lainnya.
Penulis
Saiful Fuadi
Ketua Pelaksana MUBES UKM IECLOP Ke-VIII
Sekretaris Jendral I UKM IECLOP PNL 2016/2017
Ketua DIVISI INFOKOM UKM IECLOP 2015/2016
Website : www.saifuljunioroffical.blogspot.com
